Come scrivere una Newsletter

da | 18 Giu, 2012 | Miscellaneous

Qui di seguito le caratteristiche della comunicazione via email sul piano dei contenuti e dell’organizzazione:

  1. Comunicazione breve e d’impatto. Sintetizzare un concetto e dare la possibilità di ulteriori approfondimenti sulla singola notizia tramite un link.
  2. Attirare l’attenzione. Inserire novità e informazioni che siano di reale interesse per l’utente
  3. Dare informazioni corrette e mai ingannevoli
  4. Forma del testo. Bisogna fare attenzione agli errori di battitura, se presenti sono segno si scarsa serietà. Una volta aperta la newsletter, i destinatari la leggeranno con maggiore o minore attenzione a seconda di come è scritta, di come sono distribuite le notizie, di quanto sia chiara la comunicazione.
  5. Uniformità di stile. Deve esserci sempre coerenza nel modo di rapportarsi all’utente: se ci si rivolge dando del tu, se si usa uno stile colloquiale o formale, se si utilizza un tono “strillato” o più pacato, eccetera.
  6. Rispettare la periodicità. La cadenza settimanale o mensile va sempre rispettata e, inoltre, se ci sono invii speciali fatte per occasioni particolari (ad esempio le festività), deve essere segnalato, così come se ad esempio per il periodo estivo la comunicazione verrà interrotta. I risultati di una newsletter aumentano se la comunicazione avviene a intervalli di tempo regolari, in modo che i destinatari si abituino a ricevere informazioni via email da quel mittente.
  7. Dare importanza al momento dell’invio. Le persone leggono le email prevalentemente in determinati giorni e orari, per cui, a parità di condizioni, il momento dell’invio influenza i risultati e varia in funzione del target.
  8. Inserire contenuti aggiornati. A questo scopo è utile indicare sempre la data d’invio.
  9. Facilitare l’interazione con il sito di riferimento. Sono in questi casi utili i link a specifiche pagine in cui viene approfondita la news o dove si può direttamente fare l’acquisto del prodotto in promozione.
  10. Oggetto coerente ed accattivante. L’oggetto è la prima cosa che i destinatari delle newsletter vedono e in base ad esso decidono se aprirla e leggerla, oppure cancellarla.
  11. Privacy. Rispettare sempre la legge sulla privacy e fornire la possibilità di disabilitazione al servizio riportando un’apposita dicitura in fondo all’e-mail. La legge sulla Privacy prevede che il destinatario possa in ogni momento cancellarsi dalle newsletter, e la procedura è utile che sia semplice, intuitiva e possibilmente automatica. Se l’utente non riesce a cancellarsi, a causa della procedura poco chiara o non funzionante, può fare una denuncia al Garante della Privacy.
  12. Informazioni sul sito. Aggiungere sempre indirizzo Web e contatti e-mail. I vari destinatari, sia che siano clienti che potenziali clienti, hanno una conoscenza non omogenea dell’azienda che spedisce la Newsletter, e una sezione ‘chi siamo’ in fondo al testo, con dei link alle principali sezioni del sito, contribuisce ogni volta a ricordare di cosa si occupa l’azienda e al cross selling e up selling di prodotti e servizi.
  13. Gli allegati. Per approfondire determinati argomenti della Newsletter, è spesso utile e talvolta indispensabile fornire anche file allegati, quali, ad esempio, Acrobat PDF, Word, Excel e Power Point, senza però appesantire troppo, in termini di occupazione di spazio, la dimensione dell’email.
  14. Inserimento dei link in funzione all’obiettivo. I destinatari decidono in pochi secondi dall’apertura della Newsletter su quali link al suo interno cliccare, per approfondire gli argomenti di loro interesse. Di conseguenza, la scelta dei vari link da inserire e del dove posizionarli, va fatta con molta attenzione, di volta in volta in funzione degli obiettivi di comunicazione, di marketing e di vendita.
  15. Formato testo o Html. Ciascuna delle due alternative ha dei vantaggi e degli svantaggi; la scelta dipende sia dal target che dall’obiettivo della comunicazione. Una volta scelto il formato, è utile conoscerne in dettaglio le caratteristiche, conoscendo gli errori da evitare e come usarlo in modo ottimale.

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